COURIER

ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΑΧΥΜΕΤΑΦΟΡΩΝ

Η συνολική λύση αποτελείται από τέσσερεις εφαρμογές 

  1. Την εφαρμογή που "τρέχει" στο κεντρικό κατάστημα με πλήρη πρόσβαση σε όλες τις καταχωρημένες πληροφορίες.
  2. Την εφαρμογή που τρέχει στους σταθμούς (είτε υποκαταστήματα είτε franchise) με πρόσβαση μόνο σε εργασίες και πληροφορίες που τους αφορούν.
  3. Την εφαρμογή που διατίθεται στους πελάτες για καταχώρηση (μίας μίας ή μαζικά), αναζήτηση των αποστολών τους και την έκδοση των ΣΥΔΕΤΑ.
  4. Μία εφαρμογή android που τρέχει σε συσκευές κινητής ή tablets για την καταχώρηση στοιχείων παράδοσης και γενικά πληροφοριών διακίνησης από τους διανομείς.

Παρέχεται επίσης πρόσβαση μέσω web service (που τρέχει σε δικό σας κεντρικό Η/Υ) σε εφαρμογές άλλων (πελάτες, συνεργάτες) για την καταχώρηση στοιχείων αποστολών τους, στοιχείων παράδοσης  και την αναζήτηση-tracking των αποστολών τους.

Συνοπτικά, με το σύνολο των παραπάνω εφαρμογών υποστηρίζονται τα  ακόλουθα:

1. Διαχείριση αποστολών
Για κάθε αποστολή διατηρούνται τα στοιχεία αποστολέα, παραλήπτη, εντολέα, υποκαταστήματος ή συνεργάτη από τον οποίο προέρχεται, υποκαταστήματος ή συνεργάτη προς τον οποίο προορίζεται, περιγραφής των εμπορευμάτων, χρεώσεων κομίστρου, επιπλέον χρεώσεων, αντικαταβολής. Υποστηρίζεται τιμοκατάλογος ανά πελάτη, προορισμό και είδος εμπορευμάτων.
Υποστηρίζονται με ειδικές οθόνες καταχώρησης η ανάθεση περισυλλογής σε διανομείς, η ανάθεση διανομής σε διανομείς, η διαμεταφορά από σταθμό σε σταθμό, η καταχώρηση στοιχείων παράδοσης και διακίνησης, ο απολογισμός από διανομέα, η παραλαβή εμπορευμάτων στον σταθμό και γενικά οι  εργασίες διακίνησης. Τα παραπάνω βασίζονται στην ταυτοποίηση των αποστολών είτε μέσω του ΣΥΔΕΤΑ με barcode τυπωμένο από το πρόγραμμα σε αυτήν.
Εκτός των δικών σας αποστολών καταχωρούνται οι αποστολές που παραλαμβάνετε από συνεργάτες για προώθηση.
Υποστηρίζεται μαζική καταχώρηση αποστολών μέσω αρχείου XLS. 
Οι αποστολές καταχωρούνται
  1. Από χειριστές στο κεντρικό σύστημα μέσω πληκτρολογίου και οθόνης μία-μία ή μαζικά από αρχείο XLS.
  2. Από τους πελάτες μέσω της εφαρμογής για πελάτες, με τους ίδιους με παραπάνω τρόπους.
  3. Από τους σταθμούς μέσω της εφαρμογής για πελάτες, με τους ίδιους με παραπάνω τρόπους.
  4. Από πελάτες απευθείας σύνδεση των δικών τους προγραμμάτων μέσω web service.
Στο πρόγραμμα, καταχωρούνται επίσης από ειδική οθόνη προσβάσιμη στους χειριστές του κεντρικού, των σταθμών και των πελατών οι παραγγελίες-εντολές περισυλλογής από πελάτες.  Αρμόδιος χειριστής, τις αποδέχεται ή απορρίπτει, τις μετατρέπει σε αποστολές προς εξυπηρέτηση, εκδίδει ΣΥΔΕΤΑ σε έντυπο ή pdf και θα τις αναθέτει σε διανομέα της επιλογής του. Ο διανομέας στην εφαρμογή android στη συσκευή του, θα βλέπει λίστα των περισυλλογών που του έχουν ανατεθεί και θα αντλεί αν θέλει και το ΣΥΔΕΤΑ σε pdf σαν συνοδευτικό σε ηλεκτρονική μορφή. Όταν περισυλλέγει τα αντικείμενα θα ενημερώνει την περισυλλογή στην λίστα. Εάν την παραδώσει την ίδια μέρα χωρίς άφιξη στο γραφείο επίσης την επιλέγει από την λίστα, εφόσον δεν έχει μαζί του έντυπο ΣΥΔΕΤΑ για να σκανάρει. 

Κάθε αποστολή αποκτά έναν μοναδικό αριθμό κατά την  καταχώρησή της στο σύστημα. Για κάθε αποστολή μπορεί  να εκδοθεί ένα ΣΥΔΕΤΑ δικό σας που την συνοδεύει και χρησιμοποιείται για την ταυτοποίηση της κατά την διακίνησή της. Αποστολές συνεργατών σας (που σας τις ανέθεσαν για παράδοση) επίσης καταχωρούνται στο σύστημα και μπορούν αν θέλετε να διακινηθούν με το ΣΥΔΕΤΑ του συνεργάτη σας χωρίς να εκδώσετε δικό σας. Στο πρόγραμμα υλοποιούνται κατά περίπτωση μηχανισμοί  για να διακρίνει τα δικά σας ΣΥΔΕΤΑ από τα ΣΥΔΕΤΑ των συνεργατών σας. Αποστολές που καταχωρούν οι πελάτες σας μέσω της εφαρμογής πελατών και οι οποίες δεν προχώρησαν σε έκδοση ΣΥΔΕΤΑ ή απλά δεν "έφτασαν" στα χέρια σας (λάθος καταχωρήσεις, διπλοκαταχωρήσεις κλπ), εντοπίζονται μέσω του προγράμματος και αφαιρούνται.
2. Διαχείριση αντικαταβολών
Παρακολουθείται αναλυτικά η διεκπεραίωση κάθε αντικαταβολής, από την είσπραξή της στον σταθμό από τον υπόχρεο, την διακίνηση από σταθμούς στο κεντρικό κατάστημα, την απόδοση στον δικαιούχο πελάτη ή συνεργάτη. Υπολογίζονται χρεώσεις εμβαστικών με ποσοστά ανά πελάτη και εκδίδονται τα σχετικά παραστατικά, ενώ τηρείται χωριστό ταμείο αντικαταβολών.

Υποστηρίζεται πλήθος από προβολές/reports με αντικαταβολές σε εκκρεμότητα, εισπράξεις και πληρωμές σε χρονικό διάστημα και ανά πελάτη, υπολογισμός χρονικής καθυστέρησης είσπραξης και απόδοσης κλπ.

Υποστηρίζεται η είσπραξη αντικαταβολών με μετρητά, επιταγές-αξιόγραφα, με κατάθεση σε λογαριασμό σας.

Παρακολουθείται η διακίνηση χρημάτων από σταθμούς σε κεντρικό.

Υποστηρίζεται η πληρωμή αντικαταβολών με μετρητά, με ανάληψη από λογαριασμό σας (μέσω web).

Υποστηρίζεται ακόμη από το πρόγραμμα η μηχανογραφική έκδοση επιταγών για την πληρωμή αντικαταβολών στους πελάτες σας ώστε να αποφεύγεται η διακίνηση μετρητών. Μηχανογραφικά εκδίδει ούτως ή άλλως επιταγές το πρόγραμμα και για την πληρωμή άλλων υποχρεώσεών σας.
3. Διαχείριση άλλων υπηρεσιών
Παρέχεται οθόνη γενικής εφαρμογής με παραμετροποιήσιμες κωδικοποιημένες υπηρεσίες (πχ. αποθηκεύσεις κλπ).

Σε περίπτωση και άλλης δραστηριότητας π.χ.logistics, διαθέτουμε εφαρμογή κατάλληλη για το αντικείμενο με το δικό της interface αλλά με  κοινή οικονομική διαχείριση πελατολόγιο και βάση δεδομένων με την εν λόγω για ταχυμεταφορές.
4. Διαχείριση πελατών
Διατηρείται εξωλογιστική καρτέλα πελάτη, όπου φαίνονται οι χρεώσεις αποστολών και άλλων υπηρεσιών. Η καρτέλλα αυτή ενημερώνεται κατά την καταχώρηση των αποστολών, των εμβαστικών αντικαταβολών και των άλλων υπηρεσιών. Παρακολουθείται ποιες χρεώσεις τιμολογήθηκαν και ποιες εκκρεμούν να τιμολογηθούν.

Διατηρείται λογιστική καρτέλα πελάτη στην οποία  φαίνονται όλα τα έσοδα που τιμολογήθηκαν με έκδοση φορτωτικής , Τ.Π.Υ. ΑΠΥ, ή άλλου παραστατικού.
5. Διαχείριση εξόδων

Παρέχεται οθόνη γενικής εφαρμογής με παραμετροποιήσιμα κωδικοποιημένα έξοδα αγορών και υπηρεσιών στην οποία παρακολουθούνται όλα τα έξοδα της εταιρείας που αφορούν τον κύκλο εργασιών (φορτωτικές αυτοκινήτων, έξοδα ιδιόκτητων αυτοκινήτων) καθώς και οι δαπάννες σας όπως αναλώσιμα,  ΔΕΗ, ΟΤΕ, τηλεπικοινωνιακά κλπ.

6. Διαχείριση προμηθευτών
Διατηρείται εξωλογιστική καρτέλα προμηθευτή, όπου φαίνονται οι χρεώσεις σας για αγορές υλικών και υπηρεσιών Η καρτέλα αυτή ενημερώνεται κατά την καταχώρηση των εξόδων.

Παρακολουθείται για ποιές χρεώσεις παραλάβατε παραστατικά και ποιες εκκρεμούν να σας τιμολογηθούν.

Διατηρείται λογιστική καρτέλα προμηθευτή στην οποία  φαίνονται όλα τα έξοδα που τιμολογήθηκαν.
7. Διαχείριση συνεργατών

Ως συνεργάτες εννοούνται άλλες εταιρείες μεταφορών και οι συνεργάτες σας που λειτουργούν ως σταθμοί, είτε παραλαμβάνοντας εμπορεύματα για προώθηση σε προορισμούς του δικτύου σας, είτε αναθέτοντάς τους την προώθηση εμπορευμάτων σας σε προορισμούς του δικτύου τους.

Το πρόγραμμα παρακολουθεί όλες τις υποθέσεις όσο αφορά την διακίνηση εμπορευμάτων (παραλαβές, αναθέσεις, παραδόσεις) και όσο αφορά την οικονομική σας σχέση και την εκκαθάριση με τους συνεργάτες (είτε λειτουργούν ως σταθμοί, είτε ως προωθητές, είτε ως  εντολείς σας).

8. Ταμειακή διαχείριση
  1. Όσο αφορά τις εισπράξεις το πρόγραμμα παρακολουθεί
    τα ποσά που πρέπει να εισπράξετε για τιμολόγια που εκδώσατε, α) απευθείας από τους πελάτες σας και β) από άλλα πρακτορεία, που τα εισπράττουν αυτοί από τους πελάτες σας και σας τα οφείλουν (οφειλόμενα)
  2. τα ποσά άλλων πρακτορείων που πρέπει να εισπράξετε εσείς για να τους τα αποδώσετε στη συνέχεια.
Όσο αφορά τις πληρωμές το πρόγραμμα παρακολουθεί
  1. τα ποσά που πρέπει να πληρώσετε α) απευθείας σε προμηθευτές σας β) σε τρίτους που πλήρωσαν τους προμηθευτές για λογαριασμό σας
  2. τα ποσά άλλων που έχετε εισπράξει και οφείλετε να τους αποδώσετε.
Όλα τα παραπάνω προβάλλονται χωριστά ή ενιαία και σε καρτέλες πελατών/χρεωστών και προμηθευτώ/πιστωτών αντίστοιχα.

Επιπλέον το πρόγραμμα τηρεί ταμείο ανά υποκατάστημα, ανά χειριστή και ανά τρόπο είσπραξης/πληρωμής, αναλυτικό ή συγκεντρωτικό.

Υποστηρίζονται πλήρως η διακίνηση μέσω τραπεζικών λογαριασμών και αξιογράφων (εισπρακτέων-πληρωτέων επιταγών) και η τήρηση αρχείου αξιογράφων.
9. Εμπορική διαχείριση-Τιμολόγηση
Έσοδα
Υποστηρίζεται ή έκδοση φορτωτικών και καταστάσεων αποστολής αγαθών για τις αποστολές, Τ.Π.Υ ή Α.Π.Υ για τα εμβαστικά αντικαταβολών και οποιουδήποτε παραστατικού για άλλες παρεχόμενες υπηρεσίες. Το πρόγραμμα παρακολουθεί ποιές χρεώσεις τιμολογήθηκαν και ποιές εκκρεμούν. Όλα τα είδη χρεώσεων και παραστατικών εκτός των φορτωτικών είναι παραμετροποιήσιμα.

Έξοδα
Όπως και στα έσοδα, η καταχώρηση ξεκινά από την ανάληψη της υποχρέωσης ή τη συμφωνία με τον προμηθευτή και στη συνέχεια, .το πρόγραμμα παρακολουθεί σε ποιά έξοδα παραλήφθηκε τιμολόγιο και σε ποιά ακόμη αναμένεται, αν το τιμολόγιο που ήρθε συμφωνεί με την συμφωνημένη τιμή κλπ. Όλα τα είδη χρεώσεων και παραστατικών εξόδων είναι παραμετροποιήσιμα. Κάθε κατηγορία εξόδων αντιστοιχίζεται με λογαριασμούς γενικής λογιστικής. 

Εάν η επιχείρηση είναι υπόχρεη τήρησης βιβλίων Β κατηγορίας, εφόσον στο πρόγραμμα καταχωρούνται όλα τα έσοδα και έξοδα με τα παραστατικά που τα συνοδεύουν και εφόσον γίνει η κατάλληλη παραμετροποίηση (κατηγορίες εσόδων-εξόδων, στήλες βιβλίου κλπ) το πρόγραμμα μπορεί να τηρεί και εκτυπώνει τα βιβλία εσόδων εξόδων της επιχείρησης.
10. Ασφάλεια - Δικαιώματα

Στο θέμα της ασφάλειας, το πρόγραμμα παρέχει δυνατότητα ορισμού δικαιωμάτων για κάθε χειριστή (τι επιτρέπεται να κάνει και τί όχι).

Ακόμη παρακολουθεί (εν γνώσει του προσωπικού) τις μεταβολές σε χρεώσεις, σε ποσά εισπράξεων, ποσά αντικαταβολών, ποσά παραστατικών, και ζητά και αιτιολόγηση για κάθε τέτοια μεταβολή όπου επιτρέπεται, ώστε να αποτρέπεται  κάθε κακή πρόθεση.

Επίσης διατηρεί κάδο ανακύκλωσης για κρίσιμα στοιχεία όπως εισπράξεις, παραστατικά, αντικαταβολές, ώστε ακόμη και σε περίπτωση διαγραφής τέτοιων στοιχείων ακόμη και από το εξουσιοδοτημένο προσωπικό, να είναι δυνατή πρώτον η ανίχνευσή τους και δεύτερον η επαναφορά τους.

11. Εφαρμογή android για διανομείς
Μέσω αυτής καταχωρούνται τα στοιχεία παράδοσης κει γενικά διακίνησης από τους διανομείς είτε δικούς σας είτε των σταθμών που λειτουργούν ως franchise ή υποκαταστήματά σας.

Σκανάρεται το ΣΥΔΕΤΑ (barcode ή QR Code) ή πληκτρολογείται ο αριθμός του, προβάλλεται η αποστολή με τα ποσά προς είσπραξη και επιλέγεται παράδοση ή αποτυχία, επιλέγοντας και μια αιτιολογία από σχετική λίστα (πχ άρνηση παραλαβής). Τέλος καταχωρείται όνομα παραλαβόντος και προαιρετικά υπογραφή του ή φωτογραφίζεται το υπογεγραμμένο ΣΥΔΕΤΑ.

Η εφαρμογή συλλέγει την πληροφορία διακίνησης (π.χ. παράδοση, αποτυχία κλπ) και σαν αποδεικτικό παράδοσης την απλή υπογραφή του παραλήpτη ή την φωτογραφία του υπογεγραμμένου ΣΥΔΕΤΑ. Επίσης συλλέγει τον χρόνο και τόπο του συμβάντος εφόσον υπάρχει σύνδεση με το δίκτυο GPS.

Τα παραπάνω στοιχεία καταχωρούνται στην κεντρική βάση δεδομένων και είναι προσβάσιμα μέσω του προγράμματος ενώ υπάρχει η δυνατότητα περαιτέρω αξιοποίησής τους όπως αποστολή στον πελάτη κλπ μέσω email.

Οι καταχωρήσεις αυτές τηρούνται σε ιδιαίτερο χώρο στην βάση δεδομένων και δεν ενημερώνουν απευθείας οικονομικά μεγέθη στο σύστημα. Αυτό γίνεται κατά την επιστροφή των διανομέων στο γραφείο, οπότε,  το πρόγραμμα παράγει αναφορά των καταχωρήσεών τους. Εάν αυτή είναι σύμφωνη με τα χρήματα που προσκομίζουν (κόμιστρα και αντικαταβολές) το πρόγραμμα με εντολή του χειριστή παραλαμβάνει το δρομολόγιο αυτόματα σύμφωνα με τις καταχωρήσεις τους χωρίς επιπλέον δουλειά για τον χειριστή. Σε περίπτωση διαφοράς εντοπίζεται η περίπτωση και ενημερώνεται ατομικά πριν την μαζική παραλαβή.
12. Ειδοποιήσεις

Η εφαρμογή υποστηρίζει επίσης διάφορους μηχανισμούς ενημέρωσης των εμπλεκόμενων για την πρόοδο διακίνησης των αποστολών τους. Ενδεικτικά, αποστολή email ή SMS σε αποστολείς, παραλήπτες για παραδόσεις, φορτώσεις για διανομή κλπ. Οι μηχανισμοί που υλοποιούνται εξαρτώνται από τις ανάγκες του πελάτη και των πελατών του.

13. Γενική λογιστική
Παρέχεται χωριστή εφαρμογή-πρόγραμμα Γενικής Λογιστικής η οποία λειτουργεί και αυτόνομα και σε online σύνδεση με το εμπορικό πρόγραμμα διαχείρισης μεταφορών. Οι εγγραφές από το εμπορικό στην λογιστική γίνονται είτε απευθείας με την έκδοση της φορτωτικής ή του παραστατικού είτε μαζικά σε μετέπειτα χρόνο με εντολή από τον χειριστή. Υπάρχει αντιστοιχία (link) μεταξύ των εγγραφών εμπορικού και άρθρου λογιστικής που εξασφαλίζει μοναδικότητα εγγραφών, εύκολη επανενημέρωση ακόμη και αναδρομικά σε περίπτωση αλλαγής της παραμετροποίησης και δυνατότητα προβολής της εγγραφής για κάθε κίνηση στο εμπορικό.

Η σύνδεση εμπορικού – λογιστικής πραγματοποιείται βάσει παραμετροποίησης εσόδων και εξόδων και αντιστοίχισής τους με λογαριασμούς της λογιστικής.
14. Γενικά χαρακτηριστικά - δυνατότητες
Όλες οι προβολές/εκτυπώσεις του προγράμματος εξάγονται κατ' επιλογή του χειριστή και σε XLS ή/και PDF για περαιτέρω χρήση και επεξεργασία.

Το πρόγραμμα υποστηρίζει την αποστολή email με απευθείας σύνδεση με τον mail server σας  χωρίς χρήση εξωτερικών προγραμμάτων (outllok κλπ).

Υποστηρίζει την μαζική αποστολή email σε πελάτες τιμολογίων και συνοδευτικών καταστάσεων, αποδείξεων είσπραξης, οικονομικών καρτελών κλπ).

Συνδέεται με το gsis για αναζήτηση στοιχείων πελατών με βάση τον ΑΦΜ τους.

Συνδέεται με το MyDATA για αποστολή στοιχείων εσόδων και εξόδων, όπως προβλέπεται, είτε άμεσα με τη έκδοση των παραστατικών είτε σε μετέπειτα χρόνο με εντολή από τον χειριστή.

Τέλος, διαθέτει πιστοποίηση τύπου Β για λειτουργία με φορολογικό μηχανισμό Synthex για την σήμανση των παραστατικών λιανικής και υποστηρίζει τα προβλεπόμενα από το νόμο (π.χ. εκτύπωση QR code) .
 

Search